Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung

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Gute Kommunikation für bessere Projekterfolge, © alotofpeople – stock.adobe.com
Quelle: alotofpeople – stock.adobe.com

Sehen und gesehen werden: Kommunikation in Projekten

Kommunikation kommt beim transnationalen Erfahrungsaustausch und Kapazitätsaufbau eine Schlüsselrolle zu. Nur so können Projektergebnisse sichtbar gemacht und verbreitet werden und der Mehrwert der Förderung aufgezeigt werden. Interreg B-Projekte sind deshalb verpflichtet, ihre Arbeit, Aktivitäten und Ergebnisse systematisch an die interessierte Öffentlichkeit und Entscheidungsträger zu vermitteln. Im Folgenden finden Sie nützliche Tipps zur Kommunikation in Ihrem Interreg B-Projekt.

Eine gute interne und externe Kommunikation führt zu einem besseren Projektmanagement und dadurch meistens zu besseren Projekterfolgen. Mit anderen Worten: Der Erfolg eines Interreg B-Projekts hängt in hohem Maß auch von der Effizienz der Information und Kommunikation ab. Die interne Kommunikation bezieht sich dabei hauptsächlich auf den Informationsfluss zwischen den Projektpartnern und erleichtert eine effiziente Zusammenarbeit und das Teambuilding. Die externen Kommunikationsmaßnahmen zielen eher auf Akteure wie Zielgruppen, Stakeholder und ein spezifisches Zielpublikum von bestimmten Projektaktivitäten ab. Dabei geht es vor allem um die Vermittlung und Verbreitung der von den Projektpartnern entwickelten Themen und Lösungen, um sie für andere Akteure und Regionen nutzbar zu machen.

Tipps zur Kommunikation

1. Erfolgreiche Kommunikation benötigt ausreichende Ressourcen

Planen Sie bereits im Projektantrag geeignete Maßnahmen und Kapazitäten im Budget zur Verbreitung Ihrer Projektergebnisse ein. Hierbei bietet es sich an, für jedes untergeordnete Projektziel die Kommunikationsarbeit in die jeweiligen Arbeitspakete zu integrieren. In der Phase des Projektantrags müssen die Projekte nachweisen, wie die Kommunikation zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts beitragen wird. Um die Kommunikation auch personell von Anfang an mitzudenken, benennt der Leadpartner in der Regel eine Kommunikationsmanagerin oder einen Kommunikationsmanager, der oder die für die Planung und Koordinierung der Kommunikationsmaßnahmen innerhalb des gesamten Projekts zuständig ist. Auch die einzelnen Projektpartner sollten jeweils mindestens eine Person mit Entscheidungsbefugnis für die kommunikativen Aktivitäten als Kontaktperson bereitstellen.

2. Beachten Sie Vorgaben zu den Programmraumlogos, Förderhinweisen und Kommunikationsaktivitäten

Um die europäische transnationale Zusammenarbeit in den Interreg B-Projekten sichtbar zu machen, ist die Nutzung des gemeinsamen Logos bzw. der gemeinsamen Marke „Interreg“ notwendig. Dies erlaubt es Akteuren, europaweit über dieselbe Initiative zu sprechen und gleichermaßen von der Werbung der „Marke Interreg“ zu profitieren. Zum gemeinsamen Markenaufbau (Branding) gehört daher eine klare Kennzeichnung durch das Interreg-Logo bzw. das jeweilige Programmraumlogo mit dem Hinweis über die finanzielle Unterstützung aus der Europäischen Union. Die Kommunikations-anforderungen und Vorgaben für die Verwendung der Programmraumlogos und des EU-Emblems finden Sie auf den jeweiligen Websites der Programmräume.

3. Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie zur Erreichung der Projektziele

Das übergeordnete Ziel ist es, die Projektergebnisse zu denjenigen zu bringen, die sie nutzen - weit über die Projektpartnerschaften und das Enddatum der Projekte hinaus. Der Schlüssel zum Erfolg der Projekte liegt darin, die richtigen Zielgruppen zu ermitteln und mit ihnen zu interagieren – seien es Entscheidungsträger, Endnutzer von Produkten und Ergebnissen, andere thematische Experten, oder auch die Allgemeinheit. Eine gute Kommunikationsstrategie beschreibt daher den Zweck der Kommunikation, die Zielgruppen, die Kernbotschaft, Aktivitäten und Verantwortlichkeiten, den Zeitplan sowie Evaluierungsmethoden und das Budget. Die sorgfältige Auseinandersetzung mit diesen Themen erleichtert Ihnen einen guten Projektstart.

Für Ihre unterschiedlichen Zielgruppen und Stakeholder sollten Sie in der Planung einige Punkte beachten und sich folgende Fragen stellen:

Um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft oder Ihr Thema der Kern der Kommunikationsmaßnahme ist, sollten sie sich zunächst fragen, WAS Sie kommunizieren möchten. Steht dies fest, können Sie festlegen, WO bzw. über welches Medium oder welchen Kommunikationsweg Sie Ihre Botschaft verbreiten möchten. Dabei sollten Sie stets auch das WIE beachten und eine zielgruppengerechte Tonalität wählen. Mit der Frage nach dem WARUM können Sie sich ein Ziel für Ihre Maßnahmen stecken und festlegen, was erreicht werden soll. Bestimmen Sie einen zeitlichen Rahmen für Ihre Maßnahmen, der festlegt, WANN diese starten und enden. Um die Kommunikations-aktivitäten erfolgreich durchzuführen, sollten Sie zudem verantwortliche Personen benennen, die die Leitung der Umsetzung koordinieren und ein konkretes Budget einplanen. Um den Erfolg der Kommunikation später messbar zu machen, sollten Sie von Beginn an berücksichtigen, welche Parameter für die Evaluation herangezogen werden können.

Beispielhafte strategische Planung der Kommunikationsaktivitäten, © BBSR
Quelle: BBSR

4. Leiten Sie Kommunikationsmaßnahmen ab

Aus Ihrer Kommunikationsstrategie und den jeweiligen Kommunikationszielen können Sie die einzelnen Kommunikationsmaßnahmen für die Öffentlichkeitsarbeit Ihres Interreg B-Projekts ableiten. Die Kommunikation soll dabei insgesamt so einfach und verständlich wie möglich und auf den spezifischen Bedarf zugeschnitten sein. Beachten Sie dabei auch, die Sprache immer dem jeweiligen Kommunikationszweck und der jeweiligen Zielgruppe anzupassen.

Planung der Kommunikationsmaßnahmen, © BBSR
Quelle: BBSR

Kommunikation online:

Als Interreg-Projekt sind Sie angehalten, ihr Projekt auf der Website des Programmraums darzustellen. Ergänzend und bei Bedarf kann eine eigene Website eingerichtet werden. Nutzen Sie diese als Visitenkarte des Projekts, als für alle Zielgruppen zugängliche Anlaufstelle und zur Kommunikation von Projektzielen, -entwicklungen und -ergebnissen. Auch soziale Medien sind in der heutigen Kommunikationsarbeit zu berücksichtigen. Sie ermöglichen den direkten Austausch und erreichen im Idealfall weitere Zielgruppen. Ein regelmäßiger digitaler Newsletter kann dabei behilflich sein, Ihr Projekt immer wieder ins Bewusstsein von Interessenten zu rufen und diese über aktuelle Projektaktivitäten zu informieren.

Kommunikation offline:

Leadpartner und Projektpartner in Interreg B-Projekten sind dazu verpflichtet, ein Projektplakat (mindestens DIN A3) mit Informationen zum Projekt und zur Unterstützung durch den jeweiligen Interreg-Programmraum an einer gut sichtbaren Stelle, beispielsweise im Eingangsbereich des Büros oder Gebäudes, anzubringen. Alternativ kann ein Roll-up oder eine gleichwertige elektronische Anzeige eingesetzt werden. Auch Informationsmaterialien wie Flyer oder Broschüren können in der Projektkommunikation hilfreich sein. Nutzen Sie ebenfalls Pressearbeit als ein Instrument, um beispielsweise Ihr Projekt durch Beiträge in Zeitungen oder Zeitschriften der Öffentlichkeit zugänglich zu machen und so mehr Aufmerksamkeit für Ihr Projekt zu generieren. Außerdem bieten sich Veranstaltungen als Kommunikationsmaßnahme sowohl für Partner als auch für Externe an. Laut Interreg B-Vorgaben müssen Sie mindestens eine Auftakt- und eine Abschlussveranstaltung durchführen, um die Projektziele und schließlich die Projektergebnisse zu präsentieren. Die genauen Vorgaben zur Durchführung von Veranstaltungen können je nach Fördersumme variieren. Auch die Teilnahme an externen Veranstaltungen wie Konferenzen oder Seminaren kann zum Netzwerken genutzt werden.

Mehr Informationen zur Kommunikation für Interreg-Projekte in den jeweiligen Programmräumen

Alpenraum: Programme manual
Donauraum: Interreg Transnational Danube Programme 2021 – 2027
Mitteleuropa: Funding
Nordwesteuropa: Programme 2021 – 2027 (sieheProgramme manual“)
Nordseeraum: Fact sheets
Ostseeraum: Gateway for applicants (siehe „Programme Manual“)